Clínica Vida: Automação Completa com IA Reduziu Custos em 45%
Rede com 2 unidades e 12 profissionais automatizou agendamento, cobrança e confirmação, reduzindo custos operacionais em 45% e aumentando satisfação dos pacientes.
Custo operacional mensal
R$ 28.000
R$ 15.400
Taxa de inadimplência
18%
4%
NPS (satisfação do paciente)
42
73
Taxa de ocupação da agenda
62%
89%
Desafio
A Clínica Vida opera com 2 unidades e 12 profissionais de 6 especialidades diferentes. A gestão era caótica: 3 recepcionistas divididas entre atendimento presencial, telefone e WhatsApp, agendas desconectadas entre unidades, e cobranças feitas manualmente com alta inadimplência.
Solução
Implementação completa do Ailum: IA no WhatsApp para atendimento, calendário unificado para todas as unidades, cobranças automáticas via Pix, prontuário eletrônico integrado e funis de CRM para acompanhamento de leads.
O problema
A Clínica Vida é uma rede multiespecialidade com 2 unidades em Belo Horizonte. Oferece clínica geral, ortopedia, dermatologia, nutrição, psicologia e fisioterapia — 12 profissionais no total.
A operação sofria de três problemas simultâneos:
Agenda fragmentada: Cada unidade tinha seu próprio sistema de agenda. Pacientes que frequentavam ambas as unidades tinham registros duplicados. Transferir um paciente de uma unidade para outra era um processo manual demorado.
Cobrança ineficiente: Cobranças eram feitas manualmente — a recepcionista gerava boletos um a um, cobrava inadimplentes por telefone, e controlava parcelas em planilha Excel. A inadimplência era de 18%.
Sobrecarga da recepção: 3 recepcionistas divididas entre atendimento presencial (pacientes na sala de espera), telefone e WhatsApp. Nenhuma tarefa era feita bem — filas na recepção, tempo de resposta alto no WhatsApp, ligações perdidas.
A implementação
A implementação foi feita em fases ao longo de 2 semanas:
Semana 1 — Atendimento e agenda: Conectaram os WhatsApp das duas unidades, configuraram todos os 12 profissionais com horários e serviços, e unificaram a agenda em um único sistema. A IA começou a atender ambas as unidades.
Semana 2 — Cobrança e CRM: Integraram o gateway de pagamento para cobranças automáticas via Pix e boleto. Configuraram funis de CRM para acompanhar leads desde o primeiro contato até a conversão.
Ajuste fino (semanas 3-4): Refinaram a base de conhecimento da IA com informações específicas de cada especialidade, calibraram regras de escalação (ortopedia escala urgências, psicologia escala crises) e treinaram a equipe reduzida.
Os resultados em 90 dias
Custos operacionais: Caíram de R$ 28.000/mês para R$ 15.400/mês (-45%). A clínica passou de 3 recepcionistas para 1 por unidade, realocando a terceira para função administrativa.
Inadimplência: De 18% para 4%. O envio automático de links de pagamento via Pix no pós-consulta e lembretes de parcelas pendentes reduziu drasticamente a inadimplência.
Ocupação da agenda: De 62% para 89%. A combinação de menos no-show, mais agendamentos e lista de espera automática preencheu horários que antes ficavam vagos.
Satisfação (NPS): De 42 para 73. Pacientes destacaram a velocidade de resposta, facilidade de agendamento e cobrança transparente como fatores positivos.
Receita: Crescimento de 34% na receita líquida, combinando aumento de atendimentos e redução de custos. O investimento no Ailum se pagou em 11 dias.
“Tínhamos 3 recepcionistas e a operação ainda era caótica. Hoje temos 1 recepcionista por unidade e tudo flui melhor. A IA não substituiu pessoas — nos permitiu usar as pessoas certas nos lugares certos.”
Quer resultados assim?
Transforme sua clínica
Junte-se às clínicas que já automatizaram o atendimento.
Aplicar minha clínica